大众普遍认为，人们会利用AI节省下来的时间丰富个人生活、开展创新，或者提高工作效率。然而，实际情况并非如此，许多人没有充分利用节省出的时间。对公司来说，通过帮助员工意识到并重新分配这些时间，就能保证由AI驱动的效率提升，并在工作场所及其他方面带来有意义的改变。
AI正在改变我们的工作方式。根据2023年麻省理工学院的一项研究，ChatGPT和Copilot 等工具可以帮助人们以比过去快40%的速度撰写从电子邮件、博客文章到内部分析计划等各种内容。这些新技术对各类技术性工作的改变尤其深刻。例如，麻省理工学院斯隆管理学院、微软研究院和 GitHub的一项研究表明，生成式AI编码工具可以将编程时间缩短56%。
员工应该如何利用这些意外收获的时间？2022年11月OpenAI推出ChatGPT以来，专家们一直在争论这个问题。例如，波士顿咨询（BCG）发现，许多人会用额外时间解决问题、与他人互动或学习新知识。不过诺贝尔经济学奖得主克里斯托弗·皮萨里季斯（Christopher Pissarides）有不同看法：他认为我们应该利用这些新的自由时间提高幸福感，甚至改成每周工作四天。
大众普遍认为，人们会利用AI节省下来的时间丰富个人生活、开展创新，或者提高工作效率。然而，2024年初瑞士洛桑大学针对全球302名AI用户和57名管理者开展的两项调查对这一观点提出了质疑。调查询问了以下问题：你用生成式AI节省下时间了吗？你觉得自己有更多时间做其他事了吗？你会将节省下来的时间重新分配到个人事务或工作相关任务上吗？你浪费这些“新时间”的频率如何？
研究人员发现，生成式AI平均每周会为管理者节省约2小时46分钟。82%的人表示这项技术可以帮助自己更快完成工作，但是其中许多人并没有充分利用节省出的时间：38%的人承认浪费了一半以上的时间。同样，在利用AI节省时间的用户群体中，84%的人承认至少浪费了四分之一的时间。当被问及如何有效利用额外时间时，40%的管理者表示自己只是做了更多与以往相同的工作。很少有管理者会利用这些时间与他人联系、享受家庭生活、学习新技能或调节身心状态。
“想要重新分配节省的时间，人们得先留意自己何时节省了时间。” 该研究的第一作者、洛桑大学市场营销系副教授伊莎贝尔・恩格勒（Isabelle Engeler）说道。她认为我们只有清楚知道自己节省了多少时间，才能决定如何从中获益。她指出：“不幸的是，很多人无法立刻察觉到这一点。”研究中就有37%的管理者对此表示赞同。
为了最大程度利用这些“新时间”，恩格勒建议管理者采取以下四个步骤：
要有策略。专注于收集信息，了解从预计有最显著收益的任务中节省了多少时间。但不要一开始就对一个大群体进行统计，先从小规模试点开始。
“如果你的目标只是大致估算AI节省的时间，试点阶段就不需要有太多人参与”，恩格勒说，“但要想监测节省下来的时间对团队或整个组织的影响，就需要更大的样本量。”
让员工记录时间。一旦确定要追踪的内容和成员，就让选定员工记录下每天节省的时间。以下几种方法可以做到这点：员工可以通过回顾日常活动，估算AI为他们节省的时间，然后进行自我汇报，比如写在日记里；或者简单记下不用生成式AI完成一项任务的时间，再记录使用AI完成同样任务的时间。
Harvest和ActivTrak等生产力追踪软件能让管理者观察并记录各项任务所花的时间，相比员工的自我汇报，这些软件可以提供更加精确客观的数据。无论采用哪种方法，任何形式的时间记录都应能让你更好了解节省出了多少时间。
制定重新分配时间的蓝图。一旦清楚团队使用生成式AI能节省多少时间，就要制定一个有意义的利用计划，例如将时间投入到促进员工福祉、提高生产力和个人成长的活动中。询问员工以往会如何利用这些时间，以及在哪些方面投入更多时间对他们更好。但要记住，作为管理者，你有责任设定方向，比如敦促员工充电放松，或者鼓励他们迎接新挑战。
“员工利用这些额外时间的方式，最终取决于管理者的引导”，恩格勒说，“员工可以计划用这些时间伸个懒腰、喝杯咖啡、与同事交流，或者投入到一个战略项目中。无论做什么，都要提前有目的地分配这些时间。如果没有指导和预先规划好的活动，节省下来的时间很容易会白白溜走。”
监督时间的重新分配情况。定期的监督和反馈对于帮助员工充分利用“新时间”至关重要。管理者应给予持续关注，观察下属如何利用这些时间，并推广有效的利用方式。
“生成式AI工具可以提高生产力，还能帮助员工改善工作与生活的平衡。但所有时间的重新分配都需要一种深思熟虑后有明确意图且持续的方法，”恩格勒表示，“通过帮助员工意识到并重新分配这些时间，公司就能保证由AI驱动的效率提升，并在工作场所及其他方面带来有意义的改变。”
