企业大举投资人工智能（AI）领域，包括生成式人工智能（GenAI），并实现了生产力和效率的显著提升，但许多机构仍难以将这些成果转化为切实的财务收益。采购正是AI能够帮助企业快速降低成本的领域之一。部分采购流程具有重复性、可量化的特征，由此积累的海量数据适合用AI来做深度分析，可有效帮助企业降本增效。
根据我们与企业合作的经验，使用AI技术的采购部门可将总体成本降低约15%—45%（具体取决于品类），并减少员工和团队高达30%的工作量。这些成果使企业能够将采购团队的资源分配到更具战略意义的增值任务上。尤为关键的是，AI还能帮助企业降低供应链风险，提升运营绩效。
为充分发掘AI潜能，首席采购官及其他高管需采取四项关键步骤。这些步骤已经在多个行业验证有效。当前环境下，主动出击的企业将获得先发优势，超越对AI的空泛讨论，并利用科技切实提升企业利润。
采购降本与价值创造
的迫切需求
几乎所有企业都希望在全公司层面削减成本，但以下趋势促使采购团队加速采用AI。
“商品和服务成本上升，加之客户对价格更加敏感，令企业预算及损益表承受双重压力。”
成本压力加剧：商品和服务成本上升，加之客户对价格更加敏感，令企业预算及损益表承受双重压力。与此同时，价格大幅波动可能扰乱企业的财务计划。
资本争夺：领导团队面临资源分配的权衡抉择，需综合考量技术投资、创新与增长、能源转型等变革需求。
运营风险：地缘政治不确定性、天气干扰等因素导致的供应链风险，迫使采购团队提升各层级供应商的供应链透明度、灵活性与韧性。
可持续发展合规要求：环境可持续性、人权等领域的新法规与标准，要求企业在上游供应链中落实相关合规要求。
销售端AI应用兴起：越来越多的供应端企业正尝试利用AI优化谈判、加强沟通并简化销售流程。为保持竞争力，采购团队也需引入相关技术。
AI赋能采购绩效提升
根据我们的观察，AI赋能采购可帮助企业从多个维度显著提升绩效。
“由于AI极大提升了流程效率，企业不仅能降低商品与服务的采购成本，还能通过精简团队实现长效降本。”
成本节约：AI可整合所有采购信息（包括内部数据、供应商信息及市场价格趋势），以精准识别各供应商和品类的最大节降空间，并提出具体可行的措施。例如，量化采购方与单个供应商之间的议价能力，帮助企业优先处理关键机会并增强谈判筹码。此外，相比人工数据分析，AI赋能的采购分析可提速90%，显著降低成本。
提升效率：生成式AI可加速采购流程，例如基于最新价格数据和各项要求草拟致供应商的信函。轻点鼠标，即可调整降价协商邮件的措辞和语言风格——在供应方占优时使用开放协作的措辞，或在采购方占优时采用强势语气。由此，AI可帮助采购人员节省时间并聚焦增值任务，例如深化供应商关系或为谈判做更细致的准备工作。
降低运营风险：AI可降低全供应链的供应商风险。企业无需耗时手动收集分析数据（通常仅覆盖战略供应商），而是通过AI快速识别并评估全链条风险（包括地缘政治、运营、财务、可持续性及声誉风险），并主动制定缓解措施。
精简团队：由于AI极大提升了流程效率，企业不仅能降低商品与服务的采购成本，还能通过精简团队实现长效降本。采用AI技术的团队可减少操作型采购人员，转而主要使用管理关系和探索市场机会的战略型采购人员。与此同时，团队还需要掌握数据工程、提示工程、合规与道德等方面的新技能，确保在企业采购环节中恰当使用AI技术。
先发优势：尽管部分供应方已开始使用AI和生成式AI，但绝大多数尚未行动。因此，在采购端主动应用AI技术的企业能形成先发优势——积累关键技能与经验，并保持领先地位。
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案例
某全球制造商为其采购环节引入生成式AI时，首先举行了多场内部研讨会以明确其对生成式AI的愿景，并据此确定了三大主要项目（即应用场景）：
知识管理：利用AI工具帮助团队更快获取内部知识，将搜索质量与效率提升50%至75%。
报价分析：第二款工具协助采购人员对比并总结报价，减少约50%的工作时间。
招标助手：第三款工具利用生成式AI生成并审核招标草案，流程加速约50%。
该公司从小处着手，同时明确其长期愿景，成功提升了内部能力并达成团队共识，为后续利用AI创造更大采购价值奠定了基础。
AI转型的四大核心步骤
若希望通过AI技术捕获采购端价值，企业需重点关注以下步骤。
开展数字化成熟度评估
首先，企业应评估其当前的数字化成熟度。尽管直接实施AI部署颇具吸引力，但若未明确痛点就仓促行动，必然浪费时间和资金。全面评估需涵盖现有技术基础设施、IT与采购团队能力、现有采购流程数字化程度、与供应商的直接协作水平及数据架构。
成熟度评估还需对标行业基准并厘清企业在上述领域的目标，从而明确采购流程痛点，以及需要部署数字化解决方案与AI技术的其他领域。
“尽管直接实施AI部署颇具吸引力，但若未明确痛点就仓促行动，必然浪费时间和资金。”
外购还是自建？
与所有技术决策类似，企业需决定采取即装即用的AI软件还是构建定制化解决方案。当前标准化即用产品的市场不断扩大，产品提供方纷纷将AI和生成式AI集成至现有产品矩阵。这类方案具备快速部署、界面友好等优势，且对企业内部AI技术储备要求较低，能够实现快速落地。但需注意的是，标准化方案可能无法充分释放采购职能的全部潜在价值。
对AI应用有更高追求的企业，则可通过投资定制化解决方案培育内部能力。这类方案可更有效地满足企业需求，包括提升支出透明度、降低成本、推进高难度供应商谈判、分析并优化现有合同，以及达成环境、社会与治理（ESG）目标。决定"外购还是自建"需综合评估多维因素。
“外购或自建” 决策的六大考量
竞争优势：能否通过定制化和/或专有数据建立优势？使用场景是否直接影响客户体验？
性能表现：现有功能是否能满足企业需求？解决方案是否可靠且准确？
上线速度：上线时间表设定的效率及灵活度如何？
成本考量：开发、部署与整合解决方案的预算是多少？持续使用涉及哪些成本？
现有技术生态：企业是否与AI供应商合作开发此使用场景的解决方案？解决方案需独立运行还是与其他系统交互？是否需要统一用户界面？
内部工程能力：企业是否具备内部工程能力与资源？本地或云计算容量是否充足？
提升团队技能
AI对采购职能的变革绝非简单的效率提升，而是彻底革新工作范式。因此，企业成功的关键也在于系统性提升员工技能。
波士顿咨询公司（BCG）帮助企业实施AI转型的经验表明：与技术本身相比，与AI协作的人员才是成功的关键。AI创造的总价值中，仅10%来自算法本身，20%来自数据与技术平台，剩余70%源于员工采纳新工作方式、掌握前沿技能以及重塑日常工作模式的意愿。领导者可通过建立变革管理体系、有效沟通、强效治理以及设计智能流程推动员工转变。AI技术使用者需要深度参与设计与实施环节。
现有团队可以开发新技能，例如运用AI实现决策支持、利用生成式AI简化行政流程、以及制定风险与合规管理新机制。此外，采购团队需掌握数据科学与AI工程等全新技能，以及针对这些领域开展专项人才招聘。
“与技术本身相比，与AI协作的人员才是成功的关键。”
供应商价值捕获
最终且最关键的是，采购团队需利用AI的能力从供应商处获取财务价值，凭借更精准的谈判筹备、深度数据解析等多元手段捕获价值。
此外，随着供应商内部加速应用生成式AI提升销售效率与生产力并减低成本，采购团队可通过多重方式捕获供应商端价值，包括短期价格重谈、主动引导供应商采用生成式AI、探索新供应商选项，乃至通过内部生成式AI替代部分供应商。
我们的分析显示，企业可在部分产品和服务品类中实现约15%至45%的成本优化（参阅下图）。为此，企业需要推进互联解决方案的规模化应用，以确保将初期成果转化为采购运营环节的综合长效转型，从而充分释放效益。具体而言，企业应将解决方案无缝嵌入采购人员的工作流程，并通过超预期的初体验设计形成用户黏性以推动持续使用，从而最大化创造价值。与此同时，企业还需提升员工技能并明确高层承诺，这对维持转型势头、实现长期成功至关重要。
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已部署AI的企业需进一步将投资转化为实际财务收益，而采购无疑是价值释放的核心领域。通过上述四大步骤，采购负责人可显著提升绩效、降低风险，并充分发挥AI潜力。
