01 缘起和痛点
写部门职责、岗位说明书，不管是大集团，还是小公司，都是一项必做的管理工作。
特别是很多中小企业的老板，很重视这个事情。公司从几个人、十几个人，到大几十人、上百人，遇到的最烦心的事，就是到底每个部门、每个岗位该干什么？哪些工作做到位了，哪些工作没做到位？岗位工作饱不饱和？这个人能到底行不行……
如果你是公司的HR，要组织各部门写部门职责、岗位说明书，虽然定了模板，做了培训，但大家交上来的文件五花八门。让部门改，来回很多轮老板也不满意；自己动手改，很多岗位的工作细节也没那么了解，而且要花费很多时间，且有些职责写多了部门还不愿意认领。
如果你是业务部门的负责人，也头疼，用嘴说还好，要按逻辑化的结构认真写出来，也不太容易，特别是还要审核下属员工的岗位职责。
如果你一名人力资源咨询顾问，如果合同里有岗位说明书这个成果，估计你的内心一万个狂马奔腾。一个企业的岗位说明书，随便就是几十上百，甚至几百个。我刚做顾问时，写过将近1000页的岗位说明书，整整2个人写了一个月……
而现在，有了AI，写部门职责、做职责分解、写岗位说明书这些活，让AI接管吧。可以省去你70%的时间和成本投入。
AI怎么来接管，就是这篇文章接下来要分享的。将以一个实际的案例实操，演示如何用豆包完成部门组织功能分析、岗位职责承接分解。
通过本文，你可以：
1.掌握组织功能分析及DPE岗位职责承接的模板和方法工具；
2.获得部门职责及DPE岗位职责承接的AI提示词模板；
3.使用最对口、有效的AI工具。
02 场景实战及工具方法介绍
1、输出成果是什么？
先明确下我们希望AI输出的内容长什么样。
下图就是AI要完成的任务，输出一份部门职责及岗位承接表。
这张表格蕴含了有一个各类型企业都很使用的管理小工具——DPE职责承接，详细介绍下这张表格：
表格的左侧是部门的职能职责分解，按照一级职能、二级职责，对部门的职责事项进行结构化、层次化的全面梳理，这样就能够完成部门职责的编制。
表格右侧是部门内各岗位对部门职责的责任承接情况，我们使用了一个叫DPE的工具。
DPE工具的含义是：
D：决策。表明该岗位在某条二级职责上扮演都是决策的角色，即对该项职责的结果起到审核、最终决策的作用；
P：参与。表明该岗位在某条二级职责上扮演的是参与的角色，即参与该项职责，但并不是决策或者主责方；
E：执行，表明该岗位在某条二级职责上扮演的是执行的角色，即负责该职责的具体执行，是该职责的主责人。
通过DPE工具，可以把部门的每一项职责，落位到相应的岗位上，确保部门职责项可以没有遗漏地分解到部门内的各岗位。
这个方法可以规避部门职责写完后，直接让各岗位写岗位说明书，会出现岗位职责与部门职责脱节、两张皮的现象，有些部门职责很有可能在所有岗位的职责项中都找不到，因为岗位职责大家的思维惯性是写已经干的工作，一些很重要、规划中的职责极可能被落下。
这个表格还有个好处，可以替代岗位说明书，有些企业岗位变动快、每个部门的岗位不多，其实把这个职责分解表做到够细致，可以不用再分岗位写说明书了。
2、场景实操步骤拆解
如何用AI来实现这样的表格输出呢？分3步：
第一步，通过附件上传的方式，给AI提供案例；
第二步，撰写提示词，解读案例，告诉AI，DPE工具的使用方法，明确要输出的任务细节和背景信息；
第三步，选择输出质量高的AI工具，输出结果；
第四步，复制导出AI输出结果到excel表格，手动格式美化，及细节内容审核优化。
第一步，通过附件上传的方式，给AI提供案例
AI输出的是一个表格样式的成果，很难通过提示词完全讲清楚，所以我们将刚才演示的案例文件上传给AI，作为案例让他理解。
案例的具体内容展示如下：
第二步，撰写提示词，解读案例，告诉AIDPE工具的使用方法，明确要输出的任务细节和背景信息
这个提示词并不容易写，有几个核心要点：
第一，结合上传的附件，在提示词中进一步给AI讲明白输出内容的样式；
第二，要在提示词中讲清楚DPE的使用方法，DPE不是随便标记的，比如D（决策）和P（参与）、P（参与）和E（执行）都不能同时标记到1个岗位上，如何进行科学的DPE标记必须遵循基本的规则，这些都要写进提示词（提示词中有详细的DPE工具使用要求）；
第三，将任务的详细背景信息告诉给AI，避免AI过度发散，或者AI输出的内容不能体现部门和岗位的实际情况。在以下提示词中，AI的任务是输出市场部的部门职责和岗位承接表，我们把市场部的一级职能模块、市场部的岗位名称、各岗位的职能侧重都在背景信息告诉了AI，这样他输出的内容和我们的预期就不会有太大偏差。在实际场景中，实际上这些信息也是很容易确定下来的，所以预先告诉AI，比AI生成后再修改效果更好。
| 部门职责及岗位承接提示词模板 |
你是一位熟悉企业各部门职责及岗位职责的人力资源专家。 #工作任务： 基于对案例、DPE使用方法、背景信息三方面的内容的准确理解，撰写一份市场部的部门职责和岗位承接表。要求二级职责的描写要十分细致、逻辑清晰；DPE标签标记准确。 #案例： 附件是一份部门职责和岗位承接表的案例，展现了表格的输出格式、文字风格，以及DPE方法的使用，对案例作如下说明便于你更好的理解： 1.该表格由一级职能、二级职责、岗位（根据部门情况岗位设置有所不同）构成。 2.一级职能是该部门的职能模块归类. 3.二级职责是在该一级职能模块范围内，对具体职责事项的描述，描述的语句结构一般是“动宾结构”，动词通常使用负责、组织、协助、参与、审核、监督等词语，用来说明该部门在该项职责上的责任承担方式，需要根据对部门职责事项的理解合理选用动词。 3.岗位是指该部门内设置的岗位名称，每一条二级职责，都需要在相关的岗位下进行DPE标识，如附件的案例所示。 #DPE使用方法： 1.D代表决策，表明该岗位在某条二级职责上扮演都是决策的角色，即对该项职责的结果起到审核、最终决策的作用； 2.P代表参与，表明该岗位在某条二级职责上扮演的是参与的角色，即参与该项职责，但并不是决策或者主责方； 3.E代表执行，表明该岗位在某条二级职责上扮演的是执行的角色，即负责该职责的具体执行，是该职责的主责人。 4.每一条二级职责，需要基于对岗位名称的理解，准确标记D、P、E三个字母中的1个或2个，标记时必须符合以下规则： （1）1个岗位下可以同时标记D和E，表明该岗位即决策有具体执行该项职责。 （2）每一条二级职责，不需要在每个岗位下都做DPE的标记，只有该职责与该岗位定位有关时，才需要选择DPE三个字母中的1个或者2个标记。 （3）每一条二级职责，只能所有岗位中的一个岗位标记D，不能在多个岗位都标记D。 （4）每一条二级职责，不能在某一个岗位上同时标记D和P，或者P和E，也就是说D和P、P和E是不相容的，不能同时放在一个岗位上。 #背景信息： 1.这是一家100人左右的面向toB客户的信息技术服务机构。 2.市场部的一级职能按照品牌建设与推广、公共关系管理、市场研究与营销策略制定、营销目标与计划管理、营销策划与实施管理、销售过程管理、价格与投标管理、销售合同管理、回款管理、客户关系管理撰写。 3.市场部门的岗位名称按照部门负责人、品牌与宣传岗、客户经理岗、商务内勤岗设定。 4.根据以下的岗位职能定位，以及你对该岗位的理解，进行DPE标记： （1）部门负责人：全面负责部门工作。 （2）品牌与宣传岗：主要负责品牌建设与推广、公共关系管理，参与市场研究，营销策划工作； （3）客户经理岗：主要负责市场分析、营销目标与计划管理、营销策划与实施、销售过程管理、合同谈判、回款管理、客户维护； （4）商务内勤岗：主要负责销售数据统计分析、回款数据统计、投标管理、销售合同日常管理，参与营销目标与计划管理等工作。 #限制： 1.严格按照附件的模板表格样式输出； 2.严格按照模板的撰写风格和方法输出； 3.严格按照设定的规则使用DPE方法，合理标记。 |
第三步，选择输出质量高的AI工具，生成结果
在AI工具的使用过程中发现，处理表格是AI的一个能力短板，所以我测试了Kimi、文心一言、通义、豆包、智谱、腾讯元宝、海螺AI、ChatGPT等近10款AI工具，最终发现目前差不多只有豆包的输出效果是比较满意的，这个也有点让我意外，豆包最近的进化很快。另外这个测试的过程，还发现了智谱的一些新功能，居然可以直接生成excel附件供编辑下载。
各大AI工具基本都卡在了正确使用DPE矩阵上，很多AI工具标记的科学性存在问题。
第四步，复制导出AI输出结果到excel表格，手动格式美化，及细节内容审核优化
33、结果展示
我们来看看豆包生成的结果：
（1）部门职责及组织功能分析结果
下图是部门职责的梳理，按照提示词中告知的一级功能模块，豆包输出了二级职责，二级职责的描述遵循了提示词中要求的动宾结构，二级职责项从逻辑归类上比较合理，基本上梳理出了该职能下的重点职责项，当然因为企业业务的背景信息比较少，职责描述相对通用一些，可以结合自己部门市场部的职责在此基础上微调。
总体而言，这个职责梳理结果可用，相比人工构思、查资料、撰写，效率大幅提高，质量也会更加稳定。
（2）岗位职责DPE承接
接下来我们展示DPE岗位职责承接的输出内容，下图是豆包输出的DPE岗位承接，受制显示页面，只能截图局部页面。
我们把豆包上输出的表格内容复制到excel中，整理如下。
需要注意的是，DPE需要结合自己部门岗位的职责定位来标记，AI输出的标记结果，大概60%可用，还有30-40%需要人为修订下。
34、意外发现（智谱深度思考及生成excel）
在测试各大AI工具过程，我意外发现了智谱的一些新变化和性能能，顺便跟大家分享下，AI其实已经进入到了新的技术升级维度。
智谱将深度思考能力应用到了AI对话，并且可以直接生成excel。
以上的提示词和参考案例附件，我也上传给了智谱AI，没想到智谱将其思考和运行过程详细的展示了出来，其中一段如下图所示：
这段内容展示了智谱AI的思维链，我惊奇的发现，AI正在学习人类的思考和工作方式，开始像人类一样工作。他对我的提示词有非常准确的理解，并且自主规划了行为。
更加让我惊奇的是，智谱对话过程输出了一堆各种看不懂的代码、自我报错、自我修正，最后，居然扔给我了一个表格链接：
点击链接后，出现了如下的一个在线excel表格页面，这个表格是可以下载编辑的。
这应该是目前所有AI对话工具都还没有的功能。
不过让人可惜的是，智谱生成的结果不是很满意，对DPE的使用上存在一些问题。
03 场景应用小结与展望
以上是通过提示词的方式，与AI工具对话实现单个部门职责的输出，总结有3个AI场景应用经验：
第一，通过文档提供案例，让AI学习案例；
第二，在提示词中解读特定的工具方法，让AI学会使用；
第三，给与充分的背景信息，明确任务要求。
如果要实现批量化的类似任务执行，一方面我们可以通过调整提示词中任务和背景信息2个部分的内容，告诉AI新的部门、岗位等信息。
另一方面，这样的业务场景，非常适合开发一个专门的Agent智能体，用户只需要告诉智能体部门名称、岗位名称、部门大的职能模块，智能体就可以针对性的输出结果。
